裏側ドキュメンタリー 「制度設計 3つの考え方」〜”働く場所の自由”を実現するためには？〜
こんにちは、RELATIONSの広報です。
コロナ禍でリモートワークを導入する企業が増え「働く場所の自由」について、改めて検討する企業も増えたのではないかと思います。
Works Human Intelligenc の調査によると、2021年コロナ禍において、64法人中、約7割の法人が本社から離れた遠隔地への居住を認めているという結果*があります。一方、既存の各種制度との兼ね合いから、うまく推進できなかったという企業もあり、導入した企業においても、その大半が条件付きで遠隔地の居住を認める風潮や、そのことにより、社員の自己負担分が増えているという現状も露呈しているようです。
*Works Human Intelligenc の統合人事システム「COMPANY」のユーザー法人を対象に実施した「自己都合で遠隔地に居住する従業員の通勤や転勤の扱い」に関する調査（調査期間：2021年8月25日～9月24日）の結果
RELATIONSでは、2022年1月から「遠隔地居住制度」を導入し、現在も運用を続けています。
本記事では、当社が「働く場所の自由」を叶えるために、どのように社内で協議し実現されていったのか、制度設計の裏側についてお伝えします。また、制度設計を進める上での考え方のポイントについてもまとめています。
RELATIONSの「遠隔地居住制度」とは
RELATIONSの「遠隔地居住制度」のルールは、以下のようになっています。（重要な点を抜粋し、一部、公開します。）
▼前提
・居住は国内全域が対象
支給額 ①交通費：エリア毎設定単価(*例参照)×回数
②宿泊費：6,000円（税込）×回数
・超過分は本人負担（JAL/ANAはOK。指定席可、グリーン車不可）
・付随費用（引っ越し・マイカー保険・ガソリン代・駐車場代等）も本人負担
・費用については経費ルールに準じてフルオープン
制度のはじまり/ 福岡から関わる社員をモデルにして
フルリモートワークから、居住の自由について考え始める
この制度が始まったのは2022年1月。検討が始まったのは、2021年9月でした。実は、それ以前から社内には、家庭の事情で福岡県に居住しながら東京のオフィスや全国の顧客へ出向く社員がいて、その社員のケースをモデルに制度の検討が始まりました。当時、RELATIONSでは本社ビルを撤廃してフルリモートに移行しており、比較的、居住の自由が叶いやすい状況になっていました。
モデルとなった社員からは、「休日に自然と触れ合う時間が増えた」ことや、「家族との時間をとりやすくなった」ことを踏まえて”らしさを追求できる”という声があがっていました。
RELATIONSの根底にある思想「らしさ」の追求が後押し
RELATIONSの代表である長谷川は、以下のような考えをもっています。
「らしさの追求」が第一義。「どこで過ごすか」「誰と過ごすか」は人生の幸福度において高い影響力を持つ要素であり、家族やつながりのあるコミュニティからみても”ええ会社”になる。
加えて副次的に、先進的な制度設計とすることで、顧客から興味を持って頂けることや、良い人材が集まってくるメリットが考えられるため、制度を推し進める運びとなりました。
しかし、代表の長谷川が制度設計時に抱えていた感情のなかには「恐れ」もあったと語っています。
全国に社員が分散すると、社内の関係性が希薄になる恐怖
オンラインでのコミュニケーションが主となり、オフィスで偶発的に顔をあわせることがなくなっていたRELATIONS。長谷川は、社員が遠隔地に居住することが、必ずしも”メリットしかない”という捉え方はできなかったといいます。
当時、制度の協議を行っていた議事録には、以下のようなやりとりがあります。
（※ 社員Aは創業メンバーの一人であり、本制度の設計における主担当者）
代表： この制度が普及した時に、多くの人がこれを選択するということもあると思う。そうなった時に維持できる制度なのか？どこまでの人に影響が及ぶ話なのか？1回の交通費35,000円で試してもいいが、このさじ加減で住むエリアが変わってくると思う。自由な人が遠隔地を選択した時に、どこまでOKとするのか、全員OKとするのか？このメンバーがトライアル的に始めるというのであれば違和感ないが、これが全体に広がることには不安がある。
社員A： らしさの追求を謳っている会社がこれを怖がっているんだったらそれを謳わないほうがいい。
代表： 度合いの問題。一足飛びに行き過ぎると怖い。社内の関係性が希薄になるという不安はある。「合宿ももうやらなくていいよね」となる可能性もあるかもしれない。
社員A： であれば、なぜWeWork（※現在登記上の住所を置くコワーキングスペース）にするのかという疑問が生まれる。オフィスを構えるなら理解できるが、ちぐはぐな気がする。らしさ追求のために遠隔地を認める。一方で会社のつながりを保つために月２回の出社は必須。そのために援助する制度だと思っていた。
代表： ルールを決めて相談プロセスにあげるというのが良いかもしれない。
その後、長谷川は、「合宿と全社会議」を対面型で実施することが担保できれば”挑戦してみてもよい”という考え方になったといいます。遠隔地に社員が住んでいても、関係性はしっかりと耕していくという”ハイブリットワーク”へのトライとして、前向きな捉え方ができるようになり、意思決定に至りました。
制度の設計の苦悩 /「不平等感やイレギュラー」への対応
制度を利用しない人の不平等感についてどう考えるか？
なにか社内で新規に制度を設計する際、全員が利用しない制度においては、利用しない側への配慮から”公平性を担保すること”について、一度は考えることになります。この点については、組織の規模や企業文化が大きく影響する部分になり、実際のところは明瞭な解はありません。
この点について、RELATIONSでは以下のような考え方を示しました。
●不公平さの是正のために「オフィス周辺で住む人たちへの手当」というのは、この制度の中では考えない。
●「公平感を担保するとは？」というイシューは今回の遠隔地居住とは異なるイシューとなるので、別で議論を行った方がいい。
前提として、RELATIONSの文化には「その課題にテンションがある者が”ソース役”（はじめる人）となり、課題解決に向けて動く」というものがあります。
そのため、オフィス近郊の居住者が感じる課題（不満感等）は、別途、必要であれば提案してもらい協議していこうというメッセージを社内に伝えていったという流れがあります。
交通費の上限はいくらまでが妥当か？最適解は「個別対応」
協議の初期から課題になっていたのは、交通費の補助上限についてでした。RELATIONSの場合、コンサルタントであれば、居住した地域から全国に出張する場合などもあり、ケース別に考えると多様なルールが必要になってきます。結果、最低限の運用ルールのみ定め、該当者において個別対応でルールを設定していく、という方針になり、小規模な会社ならではの解決策に至りました。
制度の利用者の満足度は高い。その理由はフルリモートが肝。
現在、制度の利用者は、4名で、社員比率でいうと13%です。
決して多くはない利用者ではありますが、制度を利用している社員の満足度は高く、大きな改善すべき点も出てきていないのが現状です。このような満足度につながっている理由の一番は、狙っていた「らしさの追求」が叶い、家族や地域での過ごし方で、生活の質があがっているというのがあげられます。加えて、代表が不安視していた「コミュニケーション」については、以下の2点から現状、大きな課題とならず、うまく運用できていると考えられます。
① 社員全員がフルリモートであるため、居住地によってコミュニケーションの質に差が出にくい
② 足並み揃えてオフサイトの合宿・全社会議があり、そこに遠隔地居住者も参加しているため、コミュニケーションの量で問題にならない
結論 / 遠隔地居住制度を設計する上での3つの考え方
「遠隔地居住制度」を企業で導入する場合、自社での経験から、以下のような考え方をもって設計すると良いと考えられます。
【考え方のポイント】
1）不平等性については、制度設計時に協議するのではなく、不平等感を感じた当事者間で、打開策を考えていく方針にする。
2）ケースが多様になることが予想されるため、個別適用で検討していく自由さをつくっておく。
3）制度利用者とそれ以外の者との、コミュニケーションの方法（質）や量で差が出ない工夫をする。例：社員全員がフルリモート、オフサイトでの合宿や会議は全員参加 等
上記の考え方を前提として、この制度がうまく取り入れられた理由にはRELATIONSの組織文化も大きく影響していると感じます。
RELATIONSは組織運営方法としてホラクラシー®を導入していて、社員ひとりひとりが、感じている課題や考えを「主体」として実行に移しやすい企業文化があります。
そのことに加え、フルリモートワークという形態を採用していたことから、コミュニケーションの量と質については、別で議論がなされていて、「対話文化」を徹底的に取り入れてきたという背景があります。オフサイトでの合宿や全社会議については、遠隔地居住制度とは違う文脈で、制度化されてきました。
このようなことから、うまく遠隔地居住制度が成立しているRELATIONS。
制度設計において前提として考えるべきは、”決してひとつの事象だけでは課題を解決できない”ということです。制度を導入する上で、組織のあり方や、組織内でのコミュニケーション・文化まで見直すことで、一つの道がひらけていく可能性があります。
RELATIONSでは、「会社に生命力を」というパーパスの実現に向けて、自社を実験場と見立て、さまざまな組織づくりの取り組みを行っています。一般の方も参加できる公開イベントもございますので、気になる方はぜひPeatixも覗いてみてください。
（執筆：RELATIONSパートナー 川口 塔子）